Đâu mới là điều PM nên sợ khi quản lý dự án



Trong dự án, người chịu nhiều áp lực nhất chắc chắn không ai khác là Project Manager. Vị trí PM có thể nói là "trên đe dưới búa".
Dám chắc là 90 % các dự án đều xảy ra một hoặc vài tình huống như dưới đây:
  • Khi dự án chậm tiến độ ? Leaders yêu cầu có giải pháp ngay lập tức ngay trong buổi họp
  • Chất lượng có vấn đề? PM bị yêu cầu giải trình nguyên nhân cũng như đối sách.
  • Khách hàng muốn thêm chức năng ABC, XYZ nhưng lại muốn giữ nguyên giá và thời điểm bàn giao.
  • Teamwork không tốt, quá nhiều thành viên mới, công nghệ khó, tốc độ phát triển không đạt kế hoạch.
Vân vân và mây mây ...

Mọi vấn đề đều đổ dồn về người đảm nhận vai trò này.



Nếu đang hoặc sắp là PM, bài viết này có thể phần nào giúp bạn ngăn chặn các kịch bản rất xấu đó.

Trong điều kiện áp lực cao như vậy, nếu không tỉnh táo chỉ vì sợ sếp hoặc khách hàng mà tặc lưỡi đồng ý tất cả các yêu cầu, PM có thể mất kiểm soát hoàn toàn dự án. Tệ hơn nữa là mất lòng tin không thể cứu vãn. Vì thế PM thường khá sợ khi phải tranh luận với sếp hoặc khách hàng.

Thành thực mà nói, đây là vấn đề của PM mới mà thôi. PM dày dặn kinh nghiệm & chuyên nghiệp thì sẽ không như vậy.

PM mới được giao phụ trách dự án thường ngộ nhận rằng nếu từ chối các yêu cầu, hoặc bảo không làm kịp sẽ bị đánh giá là năng lực kém. Điều này hoàn toàn sai lầm!

Từng kinh qua các dự án đủ loại từ to đến bé, từ vài chục triệu VND tới vài triệu USD, tôi luôn đánh giá cao các PM có câu trả lời tự tin dựa trên dữ liệu.

Ví dụ như:
Sau khi cân nhắc kỹ các phương án, em sẽ hoàn thành các chức năng mới bổ sung A, B, C nếu kéo dài thời hạn thêm 15 ngày.
Hay
Nửa đầu dự án chúng ta chỉ hoàn thành 40% khối lượng công việc, để đảm bảo deadline em đề xuất các phương án sau….

Bạn nên biết 99% các câu trả lời cảm tính đều thất bại.

Kiểu như:
Khách hàng muốn thêm các chức năng A,B,C nhưng muốn giữ nguyên thời hạn. Sẽ rất khó khăn nhưng em và team sẽ cố gắng
Những từ “cố gắng”, “quyết tâm”, “hết sức", blah blah blah nghe thì rất hay nhưng kỳ thực không có ý nghĩa. Và một khi đã trót đồng ý, mặc dù nhiều trường hợp PM tự thấy trước là không khả thi, việc không hoàn thành theo cam kết hoàn toàn do lỗi của bạn.

Bạn sẽ không đồng ý mọi yêu cầu để rồi sau đó đánh mất lời hứa đúng không?

Không giữ được cam kết mới là thứ đáng sợ nhất.
Vậy đâu là cách làm đúng?

1. Tôn trọng sếp, khách hàng, trao đổi phải dựa trên số liệu


Kiến thức sơ đẳng khi làm quản lý dự án mà ai cũng hiểu là sự ràng buộc của các yếu tố nền tảng là: Cost, Scope & Time. Do vậy không thể có chuyện tăng phạm vi công việc mà chi phí và thời gian lại không đổi.

Trên thực tế, có thể công ty chịu lỗ để lấy khách hàng, nhưng trách nhiệm của PM phải nói thật: cần thêm bao nhiêu chi phí, bao nhiêu thời gian để công ty bố trí đủ nguồn lực nội bộ triển khai.

2. Giới hạn việc re-schedule

Hầu hết các dự án sẽ gặp vấn đề phát sinh, bởi thực tế thường khác so với kế hoạch & dự tính. Sau một thời gian triển khai, khi dự án chậm tiến độ, PM có thể thực hiện các phương án sau:
  • Xin tăng chi phí (thuê outsources, thêm người …) để đẩy nhanh tiến độ các việc còn lại
  • Đề xuất giảm chất lượng chung hoặc từng phần (nếu khả thi)
  • Chuyển các công việc nối tiếp sang làm song song (chú ý các rủi ro phát sinh)
  • Chấp nhận re-schedule
  • OT (không khuyến khích)
Chứ đừng không làm gì cả, rồi chỉ biết “hy vọng”.

Với phương án re-schedule, lưu ý cộng thêm thời gian đệm (buffer) để đảm bảo dự án đáp ứng theo lịch điều chỉnh mới. Chỉ nên giới hạn số lần điều chỉnh này và phải thông báo đầy đủ cho các bên liên quan. Nếu không, sẽ chẳng ai còn tin PM nữa.

3. Liên tục rút kinh nghiệm, học hỏi nâng cao kỹ năng

Học hỏi từ những vấn đề phát sinh.

Có những rủi ro đã không lường trước được.

Có những quy trình bị thiếu hoặc chưa hiệu quả…

Liên tục học hỏi nâng cao kỹ năng bản thân và góp phần hoàn thiện quy trình quản lý dự án cho tổ chức.


Bài viết này chỉ muốn nhấn mạnh một sai lầm mà các PM mới hay gặp: Vì sợ sếp hoặc khách hàng mà nhiều khi chấp nhận những yêu cầu bất khả thi để rồi dự án có kết quả rất tồi tệ. Nếu trao đổi thẳng thắn, thực tế cả sếp và khách hàng đều sẽ nể phục. Đừng nên nhận bừa rồi chỉ cố gắng mà không dựa trên những số liệu có thể định lượng được.

Comments